El 09 de junio se conmemoró el Día Internacional de los Archivos, fecha de especial relevancia para el ámbito jurídico y administrativo, en tanto permitió reflexionar sobre el rol esencial que cumplen los archivos en la garantía de la seguridad jurídica, la transparencia de la gestión pública y la efectiva protección de los derechos fundamentales. Los archivos no solo constituyen depósitos documentales, sino que representan instrumentos jurídicos de alto valor probatorio, pues contienen actos administrativos, resoluciones, expedientes, contratos y demás documentos oficiales que acreditan la existencia, modificación o extinción de derechos y obligaciones, tanto de las personas naturales como de las personas jurídicas.

Desde una perspectiva jurídica, la adecuada organización, conservación y custodia de los archivos resulta indispensable para el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, reconocido constitucionalmente, así como para el cumplimiento de los principios de legalidad, publicidad, debido procedimiento y motivación de las decisiones administrativas y jurisdiccionales. En efecto, la ausencia, deterioro o incorrecta gestión de los archivos puede generar graves afectaciones al derecho de defensa, al principio de contradicción y a la tutela jurisdiccional efectiva, al impedir que las partes accedan a la documentación necesaria para sustentar sus pretensiones o ejercer los medios impugnatorios correspondientes.

Asimismo, la gestión archivística adquiere especial relevancia en los procedimientos administrativos y procesos judiciales, en los cuales los documentos archivados constituyen medios probatorios fundamentales para la verificación de hechos, la reconstrucción de actuaciones procesales y la determinación de responsabilidades. En este contexto, los archivos garantizan la trazabilidad de las decisiones estatales, permiten el control posterior de la actuación administrativa y facilitan las labores de fiscalización y control por parte de los órganos competentes, contribuyendo de manera directa a la prevención de la corrupción y al fortalecimiento del Estado de derecho.

En el ámbito institucional, esta conmemoración reafirmó la obligación legal de las entidades públicas de implementar políticas adecuadas de gestión documental y archivo, conforme a la normativa vigente, asegurando la integridad, autenticidad, conservación y disponibilidad de la documentación bajo su custodia. Dicho deber no solo tiene una dimensión administrativa, sino también una dimensión jurídica, en tanto el incumplimiento de las normas archivísticas puede generar responsabilidad funcional, administrativa e incluso penal, cuando la pérdida, alteración o destrucción de documentos afecta intereses públicos o derechos de terceros.

En consecuencia, el Día Internacional de los Archivos constituyó una oportunidad para resaltar que la correcta gestión de los archivos es un componente esencial del sistema jurídico-administrativo, pues garantiza la continuidad institucional, la protección del patrimonio documental de la Nación y el respeto irrestricto de los derechos fundamentales. De este modo, se reconoció que los archivos no solo preservan la memoria histórica, sino que aseguran la vigencia efectiva del ordenamiento jurídico y la confianza de la ciudadanía en las instituciones del Estado.